30% Ned, 100% Klar: Inde i min Playbook for store elcykelaftaler

Hej, jeg er Leo Liang fra ClipClop i Guangzhou, og jeg bruger det meste af min tid på at tale om elcykler, containere og regneark med mennesker over hele verden. At bestille en fuld container med cykler er ikke som at købe en telefon på Amazon – det er rigtige penge, rigtig risiko og mange bevægelige dele. Så jeg forstår helt, hvorfor folk ønsker, at hele processen skal føles mindre mystisk.

Gennem årene har jeg talt med forhandlere, udlejere og brandejere, og de samme emner kommer konstant op: “Er mine penge sikre?”, “Bliver produktionen til tiden?”, “Hvad betaler jeg egentlig for?”. Du køber ikke bare cykler; du satser på dit business. Det er ærlig talt også, hvordan jeg ser på det, så jeg tager det her temmelig alvorligt.

Derfor kan jeg godt lide at guide folk gennem vores bestillings- og betalingsflow trin for trin. Jeg vil have dig til at se, hvordan delene passer sammen – cashflow, fabriksplan, shippingtidspunkter – uden at skulle have en uddannelse i handelsfinansiering. Mange sourcing-bloggere, jeg følger, siger altid “gør processen kedelig og forudsigelig”, og jeg er enig. Kedelig er godt, når det er dine penge.

Så i denne guide vil jeg dele, hvordan vi går fra din første besked til en container fuld af ClipClop-cykler,.

How Do I Actually Start a Bulk Order?

Step	Stage / Action	Key Document or Outcome
1	Inquiry & Needs Analysis	We discuss your specific business needs (e.g., dealer stock, rental fleet) and model requirements.
2	Quotation Preparation	Our team provides a detailed Price Quotation based on your volume and specifications.
3	Order Finalization	You confirm the final quantity, specs, and any OEM branding requirements.
4	Proforma Invoice (PI) Issuance	We issue a formal Proforma Invoice that solidifies all terms and provides payment details.

Starting a bulk order with us is not complicated. The “official process” basically begins with a simple conversation. You might message me through our website, DM me on LinkedIn, or catch us at a trade show booth. However you reach out, step one is always the same: I try to understand what kind of business you’re building and what role our bikes will play.

Some people come in as dealers who want a hero product for their showroom, usually our L1 model with the 48V 750W brushless motor. Others run rental or tour fleets and need something tough with a 6061 aluminum alloy frame that can handle tourists riding it like they stole it. Your situation really shapes everything that follows—quantity, spec, and even payment terms sometimes.

One thing I’ve learned from watching sourcing YouTubers is: ask a lot of basic questions early, it saves headaches later. So I’ll usually dig into where you’ll sell or rent the bikes, what terrain your customers ride on, what your price range is, and how fast you need the first shipment. It might feel like a long chat, but it keeps surprises down the road to a minimum.

From Chat to Quotation

Once I’ve got a clear picture of your needs, our team prepares a proper price quotation. This is not just a single number thrown over the wall. It’s a breakdown: unit price based on quantity, any customization costs, and an early estimate for shipping and logistics. I want you to be able to show it to your partners or finance team without having to translate my thinking.

A lot of experienced importers say, “If the quotation looks vague, run.” I actually agree with that advice. So we try to make the quotation as specific as possible—model codes, battery capacity, motor power, basic packaging details, even rough lead times. It’s your first tool for planning profit, retail price, and cash requirements.

If anything in the quotation doesn’t feel right—maybe you want to test different quantities, tweak spec, or compare shipping options—you just tell me. I’d rather adjust things three or four times at this stage than fix them after the proforma invoice is issued. Small changes now are cheap; changes after production starts can get painful for everyone.

Locking in the Order Details

When you’re happy with the quotation and ready to move forward, we start “locking in” the details. This is where we confirm exact quantities, model versions, and key specs like the 20″ × 4.0 fat tires for all-terrain setups, battery size, and whether you want OEM branding on the frame or packaging. This is also when we talk about realistic delivery windows.

Some buyers like to follow a trick many B2B bloggers suggest: they write down all the agreed points in one email—models, color, logo position, voltage, packaging requirements—and ask me to double-check. I actually love when people do that because it makes sure we’re reading the same “script” before we go formal. It reduces the chance of “oh, I thought we agreed on…” later.

Once everything is confirmed, we issue a Proforma Invoice (PI). This is where the order becomes serious but still before real money moves. The PI includes our company and bank details, the exact product description, the prices, and the agreed payment and shipping terms. For us, it’s the official starting point for preparing production. For you, it’s the document you use to get internal approvals and plan the payment.

What Is a Proforma Invoice and Why Should I Care?

If you’re new to international trade, “proforma invoice” sounds like something invented just to make things complicated. I felt the same when I first entered this industry. But it’s actually a very practical tool: a formal draft of the deal before real money and goods move. Think of it as the “we both agree on this, right?” document.

In simple terms, the proforma invoice is our written promise: “These are the bikes we’ll build, at this price, under these terms.” It comes before the commercial invoice and before shipment. Some trade bloggers like to call it “the zero-th invoice” because it fixes all the critical points—product, quantity, price, Incoterms, and payment terms—before you commit your funds. That’s exactly how I look at it too.

How the PI Protects You

The PI spells out the models you’re buying, like the L1 folding fat tire e-bike, and key specs: 48V 15Ah lithium battery, Shimano 7-speed drivetrain, hydraulic disc brakes, and so on. It also clearly shows the total amount, currency, deposit and balance structure, plus our company information. It forces both of us to see the full picture in one place, not scattered in chat messages.

One piece of advice I see from a lot of importing bloggers is: don’t be shy about asking for changes on the proforma invoice. I really agree. If the wording isn’t clear or something doesn’t match your understanding, we tweak it. It’s much cheaper to fix the PI than to fix a whole container of bikes later. The PI is your chance to freeze the details before you send money.

Why Banks and Customs Like It Too

The PI isn’t just for us. In many cases, you’ll also need it for your banking and admin stuff. If you want to open a Letter of Credit (L/C), your bank will usually ask for the proforma invoice as part of their checklist. Some buyers also use it when applying for financing or for pre-approval with their internal finance teams.

In certain countries, customs or import authorities may even ask for the PI when you apply for import licenses or when they want an early view of what’s coming in. So this one document quietly supports a lot of background tasks on your side. When you sign off on the PI, it’s basically the green light: “Okay, Leo, let’s move ahead with this order.” From there, we jump into deposit and production.

How Do Your B2B Payment Terms Work?

Let’s talk about the part everyone worries about first: money. When you’re wiring tens of thousands of dollars across the world, you want to know exactly how the payment terms work and what the risk looks like on both sides. I completely understand that—if I were in your shoes, I’d ask the same questions.

Our standard setup is pretty typical for international manufacturing: we use T/T (Telegraphic Transfer, basically a bank wire). The usual structure is 30% as a deposit and 70% balance before shipment. Most buyers I speak with have seen this model before, especially if they already work with factories in China or other manufacturing countries.

Why 30% / 70% Is Set Up That Way

The 30% deposit is what allows us to actually start production confidently. We use it to book raw materials—6061 aluminum alloy frames, batteries, motors, tires—and reserve production capacity on the line. It’s your way of saying “I’m serious,” and our way of saying “okay, we’ll commit our factory resources to your order instead of someone else’s.”

We only ask for the remaining 70% when your bikes have passed our quality checks and are ready to ship. At that point, you’re no longer paying for a promise; you’re paying for finished goods waiting in our warehouse. Some supply-chain bloggers recommend asking for production photos or short videos at this stage, and I’m totally fine with that—we can share what’s happening at the line so you feel comfortable releasing the balance.

Payment Terms for Sample Orders

For sample orders, the structure changes a bit. To keep things fast and simple, we usually do 100% payment in advance. That way we don’t waste time going back and forth for a small amount, and we can jump straight into preparing your sample unit. For the L1 or similar models, we usually ship samples in about 7–15 working days, depending on current production load.

This gives you a chance to ride the bike yourself: feel the 70Nm of torque, check the welding quality, test how the brakes behave downhill, and see how the bike survives your local roads. A lot of bloggers who review e-bikes always say, “Don’t buy a big batch without touching the product at least once,” and honestly, I think that’s pretty solid advice.

For larger, long-term partners who place high-value orders, we can also discuss using L/C instead of T/T. It adds more bank involvement and a bit more paperwork, but it can give both sides another layer of comfort for big ticket deals. I’ll explain the difference in more detail next.

T/T vs L/C – What’s the Difference, Really?

If you’re new to international trade, all the acronyms can feel like alphabet soup—T/T, L/C, B/L, and so on. But at the core, T/T and L/C are just two different ways to handle payment and risk. Once you understand how they work, choosing the one that fits you becomes much less stressful.

T/T (Telegraphic Transfer) is simply a bank wire. Your bank sends money directly to our bank, using the details on the proforma invoice. It’s fast, relatively cheap in fees, and pretty straightforward. That’s why it’s our go-to method for most orders and why a lot of importers prefer it once they trust the supplier.

When T/T Makes Sense

With T/T, we stick to the 30% deposit, 70% balance structure. You pay the 30% so we can start production. Then, after we show that goods are ready, you pay the 70% before shipment. Most trade bloggers will tell you this is the “standard” rhythm for regular B2B manufacturing, especially when both sides want to move quickly and keep banking costs down.

The trust part is important here. If we’re working together for the first time, you might want extra reassurance: sample orders first, video calls, factory photos, maybe even a third-party inspection. I’m used to this and I don’t take it personally. Actually, I see it as a good sign—you’re treating your business seriously. Once we’ve done one or two smooth orders, T/T usually feels a lot more comfortable.

When a Letter of Credit Is Better

A Letter of Credit (L/C) is a more formal structure where your bank guarantees payment to us, but only if we present certain documents that match the agreed terms. Typically this means we must show the Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List, and sometimes other documents, all matching the L/C conditions exactly. Only then does the bank release the money.

This setup reduces risk on both sides. You know your bank won’t release funds until the goods have actually shipped, and we know your bank is standing behind the payment as long as we follow the rules. The trade-off is complexity and cost: banks charge fees, and both of us have to be careful about the wording. Many trade finance bloggers say L/Cs make the most sense for very large orders or for long-term supply contracts. That’s also how we usually treat them.

What Happens After I Pay the Deposit?

Once your deposit lands in our account, things start moving quickly on our side. I know sending the first 30% can feel like a big step, so I want to be very clear about what happens next. You’ll get two main things from us right away: a payment receipt and an official order confirmation.

The receipt is simple—it confirms we received your deposit and links it to your specific PI or order number. The order confirmation is more detailed. It restates the key information: the models we’re producing for you, total quantity, basic spec summary, and the estimated production timeline. For most bulk orders, lead time sits in the 25–45 working day range, depending on complexity and season.

Turning Your Order Into a Production Plan

Internally, your order goes into our production schedule. That means purchasing team, workshop supervisors, and quality control all see your project and timeline. We start by locking in raw materials: 6061 aluminum alloy frames, battery cells, motors, tires, and all the smaller components that people don’t think about until they’re missing.

Et tip, jeg har set fra nogle forsyningskæde-blogger, er “spøg altid til fabrikken, hvad flasdepunktet er.” Ærligt, det er et godt spørgsmål. Nogle gange er det battericeller, nogle gange det er rammes malingskapacitet, nogle gange det er lastningsplads i forbindelse med toppromålstid. Hvis du spørger mig, så siger jeg, hvad vi tænker på tæt for din ordre, så du ved, hvor tidspunktet kan blive stramt.

Vi holder kommunikationen åben, når din ordre er i skemaet. Hvis du har anmodet om OEM-logos eller specielle farver, får du ofte opdateringer på nøgletrin — som når prøver af den printede logo er klar eller når de første malte rammer kører. Jeg vil ikke have dig til at sitte der og spørge, om der sker noget.

Hvad sker der mellem indbetaling og slutbetaling?

Denne mellemdel er, hvor dine ideer bliver til virkelige cykler, så lad mig gå ind på det lidt. Efter materialkøb starter ramneproduktion. Rammer er vokset, derefter varmet behandlet for at nå den rigtige styrke. Herefter går de gennem overfladebehandling og malning, i tråd med farver og design, vi aftalede. Det er her din brand virkelig begynder at vise sig på metal.

Når ramerne er klar, flyttes der til montering. Vores teknikere monterer 20″ × 4,0 federtires, hvis du valgte den almindelige opsætning, installerer Shimano-drevet, monterer hydrauliske discfremfører og opretter det elektriske system — motor, controller, batteri og kabelHarness. Hvert arbejdssted fokuserer på en specifik del af bygningen, og vi bruger skjeller og værktøj for at holde udligningen konsistent.

Kvalitetskontrol undervejs

Vi venter ikke indtil slutten for at tjekke alt. Komponenter inspiceres, når de ankommer; montering kontrolleres på flere trin, og hver færdig cykel går gennem funktionstest. Vi tester motorens effektfremførsel, batteriets ydeevne, bremsens respons og skifters funktion. Bolte spændes til specifikation. Hvis noget føles mærkeligt, bevæger cyklen sig ikke videre til pakningslinjen.

Mange logistik- og kildekilder-bloggers mindes købere: “Bed om bevis for QC, ikke kun løfter.” Personligt synes jeg, det er fair. Hvis du vil, kan vi sende dig billeder eller korte klip fra produktionen eller sluttestningen. Nogle gange tager vi endda et hurtigt klip af en medarbejder, der kører en af dine enheder inden for testområdet, for at vise, hvordan det opfører sig.

Klar til forsendelse

Når vi nærmer os produktionsslutningen, begynder vi at forberede dokumenterne, du skal bruge senere: Commercial Invoice og Packing List. Samtidig pakkes de færdige cykler om i eksportkasser. For vores L1-modelle pakkes hver enhed i en kasse med omtrent 144 × 34 × 86 cm, med en brutto vægt på omkring 48 kg. Pakningen er designet til at overleve havfrihed og grov håndtering.

Når hver enhed i din ordre har gennemgået sluttestning og er kasseret, sender vi en formel meddelelse om, at varen er klar. Opdateringen kommer med den endelige Commercial Invoice og Packing List, så du kan tjekke, at detaljerne matcher dine forventninger. Det er også tegn på, at vi nærmer os trinnet med den endelige 70%-betaling.

Hvordan betaler jeg den sidste 70% og får den endelige faktura?

Når din ordre er produceret og klar til forsendelse, modtager du en “Klar til forsendelse”-besked fra os. Det er mere end en hurtig e-mail; det inkluderer også den endelige Commercial Invoice og Packing List. Dette er øjeblikket, hvor mange købere tager skærmbilleder til deres interne regnskabs- eller regeringsafdelinger, for nu er talerne fastsatte og knyttet til færdige varer.

Commercial Invoice adskiller sig fra proformainvoice. PI'en var “planen”; Commercial Invoice er den officielle og lovgivende faktura, der bruges til douaner og dine regnskabsregistreringer. Den viser de præcise kvantiteter, der skal forsendes, modelnavne, enhedspriser, samlet værdi og angiver tydeligt den 30%-indbetaling, der allerede er betalt, plus den resterende 70%-balance.

Tjekning af slutdetaljer

Uden for fakturaen giver Packing List dig den logistiske udsigt: hvor mange kasser, netto og brutto vægt, og dimensioner. Det er, hvad dine logistikmedarbejdere bruger til at planlægge plads i containeren og beregne visse omhandler. Mange handels- og logistikbloggers anbefaler at tværstykkre Commercial Invoice og Packing List før du foretager den resterende balancebetaling, og jeg synes, det er smart. Hvis noget føles mærkeligt, korrigere vi det, før du sender de resterende midler.

Når alt ser godt ud på din side, arrangerer du den 70%-balancebetaling via T/T med de samme bankoplysninger som før. Når pengene ankommer, udsteder vores finanshold en kvittering for den sidste betaling, der bekræfter, at din ordre er fuldt betalt. Jeg liker også at sende en bekræftelse på, at forsendelsesordningerne starter, så du ved, at processen er flyttet til logistiktrinnet.

Fra fabrik til havn

Efter fullbetalning booker vi containeren og planlægger lastning. Vores team håndterer douaneenthæmtning i Kina og koordinerer med din fragtforwarder (eller vores, afhængigt af, hvad vi aftalede — FOB, CFR osv.). Når containeren er lastet og køben forlader, udsteder shippinglinjen en Bill of Lading (B/L).

Vi sender derefter den komplette dokumentindsamling: B/L, Commercial Invoice, Packing List og eventuelle andre aftede dokumenter. Disse er, hvad du eller din agent bruger til at gennemføre douaner og hente varen, når den ankommer. På dette tidspunkt er dine cykler faktisk på havet og rejser mod din magasin eller havnby.

Hvilke dokumenter får jeg egentlig fra alt dette?

Dokumenter er ikke spændende, men de er virkelig vigtige i international handel. De beviser ejerskab, holder regnskabsførerne tilfredse og gør douanerets officerers liv nemmere. Jeg forsøger at holde dokumentflowet så rent og forudsigeligt som muligt. Fra første chat til slutlig levering findes der en tydelig række dokumenter, du indsamler.

I det tidlige stadium får du prisen Quotation, som er dit første kig på omkostninger og valg. Når vi har bekræftet detaljerne, sender vi Proforma Invoice. Når du betaler den 30%-indbetaling, udsteder vi en indbetalingskvittering, og derefter en Ordrebekæftelse, der låser produktionsplanen og estimeret levertid. Disse dokumenter er perfekte til intern godkendelse, budgetplanlægning og at få dit team til at være på linje.

Slutdokumenter til forsendelse og regnskab

Efter produktion er færdig og den sidste 70% er betalt, modtager du de nøgleexport- og finansdokumenter. Commercial Invoice er din officielle faktura fra os — dette er, hvad dit regnskabsafdeling vil registrere som købet. Den slutlige indbetalingskvittering viser, at du har betalt 100% af ordren, hvilket er nyttigt for finans og revision.

Packing List er din kartografi over den fysiske forsendelse: antal kasser, vægt og størrelse. Din logistikteam bruger den ofte. Bill of Lading (B/L) er i virkeligheden dit titel på varen og er afgørende for douaner og indhentning ved destination. Uden den kan cyklerne være ankommet, men de er stadig låst i systemet.

Mange handels- og logistikbloggers siger “hold alle disse i en delt mappe med tydelige navne,” og jeg understøtter det. Når du har gentagne ordrer, gør det ældre PIs, Commercial Invoices og B/Ls nemt at finde — især hvis din regnskabsfører eller douaneforhandler har spørgsmål senere.

Vi forsøger at sende alle dokumenter tydeligt mærket og i tide, så du ikke skal jage os, mens din forwarder jager dig. Hvis du har brug for ny udstedte kopier eller softversioner til dine systemer, spøg bare — jeg vil hellere resende et dokument end at se dine varer siddende i douanen på grund af, at en PDF mangler.

Afslutning – at bygge en virkelig partnerskab, ikke kun en transaktion

Hos ClipClop ser jeg ikke en bulkordning som en én-gang handel. Hvis vi gør det rigigt sammen, er dette kun den første container af mange. Derfor botherer jeg mig meget om åbenhed ved bestilling, betaling og dokumentation. Når processen føles klar og forudsigelig, kan du fokusere på marketing, kundeoplevelse og skalering af dit virksomhed i stedet for at bekymre dig for, hvad der sker i fabrikken.

Vi specialiserer os i elektriske uddoordskyns og federtires, men det, vi virkelig forsøger at levere, er en stabil rygsæk for din brand: konsistent kvalitet, ærlig kommunikation og en proces, der ikke giver unødvæsentlig stress. Jeg læser selv mange kildekilder- og handelsblogger, og jeg forsøger at implementere de simple, praktiske råd, de giver: svar hurtigt, skriv ting ned, og tag fejl ansvar, når de sker.

Hvis du stadig finder ud af, hvilke modeller, der passer til din marked, hvordan du konfigurerer en flåde til lejekøb eller hvilke OEM-indstillinger, der giver mening for din brand, er du velkommen til at kontakte os. Vi kan se på din situation sammen, drøfte tekniske detaljer og bygge en plan, der passer både til din budget og dine vækstsmål.

Som en eksportør baseret i Guangzhou, er vi vant til at arbejde med distributører, wholesalere og brandpartnere verden over. Fra teknisk support til fuld køretøjsløsninger, forsøger vi at være din éénstop-partner på produktionssiden. Når du er klar, beskæftiger du dig med mig, og vi sætter en personlig prisudsigtelse og roadmap for din første — eller næste — ClipClop-container. Lad os bygge noget solidt sammen.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Spørgsmål 1: Hvad er den mindste ordremængde (MOQ) for en bulkordning?
Vores MOQ for detailhandels B2B-ordrer forhandles typisk baseret på den specifikke model og niveau af tilpasning, der kræves. Vi stræber efter at være fleksible for at understøtte virksomheder af alle størrelser, fra vækstende forhandlere til store skala-lejekøbsoperatører. Kontakt os med dine specifikke behov, og vi kan give en detaljeret prisudsigtelse og drøfte den mest passende MOQ for vores partnerskab.

Spørgsmål 2: Kan jeg tilpasse de elektriske cykler med mit eget branding (OEM)?
Absolut. Vi tilbyder omfattende OEM-tjenester for bulkordninger. Dette inkluderer brændte ramme Farver, anvendelse af din virksomheds logo og branding-dekaler, og endda specifikke komponentkonfigurationer for at opfylde dine markeds krav. Vores team arbejder tæt med dig for at skabe et produkt, der er unikt for dig, samtidig med at de bevarer ClipClops høje præstationsstandarder.

Spørgsmål 3: Hvordan håndteres forsendelsen, og er omkostningerne inkluderet i prisen?
Forsendelsen er typisk arrangeret på FOB (Free On Board) Guangzhou eller Shenzhen-vilkår, hvilket betyder, at den pris, vi oplyser, er for varene, der er klar til lastning på havnen. Vi kan dog levere en omfattende CIF (Cost, Insurance, and Freight) prisudsigtelse, der inkluderer forsendelsesomkostninger til din nærmeste havn. Vi samarbejder med pålidelige fragtforwarder for at sikre, at din elektriske cykelkøb håndteres professionelt og effektivt. Alle forsendelseslogistik og omkostninger vil være tydeligt udskrevet i proformainvoice.

Spørgsmål 4: Hvad er den produktionslevertid for en typisk bulkordning?
For en standard bulkordning, er vores produktionslevertid ca. 25-45 arbejdsdage fra datoen for, vi modtager din 30%-indbetaling. Denne tid kan variere noget afhængig af ordreets størde, modelkompleksitet og niveau af tilpasning. Vi giver en præcisere tidslinje i din officielle ordrebekæftelse og holder dig opdateret på fortschritten.

Spørgsmål 5: Hvad slags garanti og service efter køb tilbyder I til B2B-kunder?
Vi står fast i kvaliteten på vores produkter. Alle vores elektriske cykler kommer med en omfattende fabrikanses garanti, der dækker rammen, motoren, batteriet og andre nøglekomponenter mod fabrikationsfejl. Som en B2B-partner har du direkte adgang til vores tekniske supportteam for eventuelle fejlfindingsbehov og en strammet proces for bestilling af reservedele for at sikre, at du kan betjene dine kunder effektivt og vedligeholde din flåde. At bygge et varigt partnerskab betyder at støtte dig lang efter den oprindelige salg.

med en "dobbelt-rør" eller "forstærket nedre rør" for at kompensere for mangel på et øverste rør og forhindre "rammesving".

1. International Trade Administration, U.S. Department of Commerce. “Pro Forma Invoice.” trade.gov.
2. Skydo. “Payment Terms in Export: TT, DP, DA & Best Practices.” skydo.com.
3. Investopedia. “What Is a Pro Forma Invoice? Required Information and Example.” investopedia.com.