Hey, I’m Leo Liang from ClipClop in Guangzhou, and I spend most of my days talking e-bikes, containers, and spreadsheets with people all over the world. Ordering a full container of bikes isn’t like buying a phone on Amazon—it’s real money, real risk, and lots of moving parts. So I totally get why people want the whole process to feel less mysterious.

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Over the years I’ve chatted with dealers, rental operators, and brand owners, and the same topics keep popping up: “Is my money safe?”, “Will production be on time?”, “What exactly am I paying for?”. You’re not just buying bikes; you’re betting on your business. That’s honestly how I see it too, so I take this stuff pretty seriously.

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That’s why I like to walk people through our ordering and payment flow step by step. I want you to see how the pieces fit together—cash flow, factory schedule, shipping timelines—without needing a trade finance degree. A lot of sourcing bloggers I follow always say “make the process boring and predictable,” and I agree. Boring is good when it’s your money.

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So in this guide, I’ll share how we go from your first message to a container full of ClipClop bikes leaving our factory. I’ll explain how the quotation works, why the proforma invoice matters, what our T/T and L/C terms look like, and what actually happens between your deposit and the final payment. Think of it as chatting with the factory guy directly, without the heavy corporate wording.

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How Do I Actually Start a Bulk Order?

Step	Stage / Action	Key Document or Outcome
1	Inquiry & Needs Analysis	We discuss your specific business needs (e.g., dealer stock, rental fleet) and model requirements. .
2	Quotation Preparation	Our team provides a detailed   Price Quotation   based on your volume and specifications. .
3	Order Finalization	You confirm the final quantity, specs, and any OEM branding requirements. .
4	Proforma Invoice (PI) Issuance	We issue a formal   Proforma Invoice   that solidifies all terms and provides payment details. .

Starting a bulk order with us is not complicated. The “official process” basically begins with a simple conversation. You might message me through our website, DM me on LinkedIn, or catch us at a trade show booth. However you reach out, step one is always the same: I try to understand what kind of business you’re building and what role our bikes will play.

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Some people come in as dealers who want a hero product for their showroom, usually our L1 model with the 48V 750W brushless motor. Others run rental or tour fleets and need something tough with a 6061 aluminum alloy frame that can handle tourists riding it like they stole it. Your situation really shapes everything that follows—quantity, spec, and even payment terms sometimes.

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One thing I’ve learned from watching sourcing YouTubers is: ask a lot of basic questions early, it saves headaches later. So I’ll usually dig into where you’ll sell or rent the bikes, what terrain your customers ride on, what your price range is, and how fast you need the first shipment. It might feel like a long chat, but it keeps surprises down the road to a minimum.

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From Chat to Quotation

Once I’ve got a clear picture of your needs, our team prepares a proper price quotation. This is not just a single number thrown over the wall. It’s a breakdown: unit price based on quantity, any customization costs, and an early estimate for shipping and logistics. I want you to be able to show it to your partners or finance team without having to translate my thinking.

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A lot of experienced importers say, “If the quotation looks vague, run.” I actually agree with that advice. So we try to make the quotation as specific as possible—model codes, battery capacity, motor power, basic packaging details, even rough lead times. It’s your first tool for planning profit, retail price, and cash requirements.

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If anything in the quotation doesn’t feel right—maybe you want to test different quantities, tweak spec, or compare shipping options—you just tell me. I’d rather adjust things three or four times at this stage than fix them after the proforma invoice is issued. Small changes now are cheap; changes after production starts can get painful for everyone.

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Locking in the Order Details

When you’re happy with the quotation and ready to move forward, we start “locking in” the details. This is where we confirm exact quantities, model versions, and key specs like the 20″ × 4.0 fat tires for all-terrain setups, battery size, and whether you want OEM branding on the frame or packaging. This is also when we talk about realistic delivery windows.

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Some buyers like to follow a trick many B2B bloggers suggest: they write down all the agreed points in one email—models, color, logo position, voltage, packaging requirements—and ask me to double-check. I actually love when people do that because it makes sure we’re reading the same “script” before we go formal. It reduces the chance of “oh, I thought we agreed on…” later.

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Once everything is confirmed, we issue a Proforma Invoice (PI). This is where the order becomes serious but still before real money moves. The PI includes our company and bank details, the exact product description, the prices, and the agreed payment and shipping terms. For us, it’s the official starting point for preparing production. For you, it’s the document you use to get internal approvals and plan the payment.

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What Is a Proforma Invoice and Why Should I Care?

If you’re new to international trade, “proforma invoice” sounds like something invented just to make things complicated. I felt the same when I first entered this industry. But it’s actually a very practical tool: a formal draft of the deal before real money and goods move. Think of it as the “we both agree on this, right?” document.

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In simple terms, the proforma invoice is our written promise: “These are the bikes we’ll build, at this price, under these terms.” It comes before the commercial invoice and before shipment. Some trade bloggers like to call it “the zero-th invoice” because it fixes all the critical points—product, quantity, price, Incoterms, and payment terms—before you commit your funds. That’s exactly how I look at it too.

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How the PI Protects You

The PI spells out the models you’re buying, like the L1 folding fat tire e-bike, and key specs: 48V 15Ah lithium battery, Shimano 7-speed drivetrain, hydraulic disc brakes, and so on. It also clearly shows the total amount, currency, deposit and balance structure, plus our company information. It forces both of us to see the full picture in one place, not scattered in chat messages.

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One piece of advice I see from a lot of importing bloggers is: don’t be shy about asking for changes on the proforma invoice. I really agree. If the wording isn’t clear or something doesn’t match your understanding, we tweak it. It’s much cheaper to fix the PI than to fix a whole container of bikes later. The PI is your chance to freeze the details before you send money.

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Why Banks and Customs Like It Too

The PI isn’t just for us. In many cases, you’ll also need it for your banking and admin stuff. If you want to open a Letter of Credit (L/C), your bank will usually ask for the proforma invoice as part of their checklist. Some buyers also use it when applying for financing or for pre-approval with their internal finance teams.

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In certain countries, customs or import authorities may even ask for the PI when you apply for import licenses or when they want an early view of what’s coming in. So this one document quietly supports a lot of background tasks on your side. When you sign off on the PI, it’s basically the green light: “Okay, Leo, let’s move ahead with this order.” From there, we jump into deposit and production.

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How Do Your B2B Payment Terms Work?

Let’s talk about the part everyone worries about first: money. When you’re wiring tens of thousands of dollars across the world, you want to know exactly how the payment terms work and what the risk looks like on both sides. I completely understand that—if I were in your shoes, I’d ask the same questions.

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Our standard setup is pretty typical for international manufacturing: we use T/T (Telegraphic Transfer, basically a bank wire). The usual structure is 30% T/T as a deposit and 70% T/T balance before shipment. Most buyers I speak with have seen this model before, especially if they already work with factories in China or other manufacturing countries.

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Why 30% / 70% Is Set Up That Way

The 30% deposit is what allows us to actually start production confidently. We use it to book raw materials—6061 aluminum alloy frames, batteries, motors, tires—and reserve production capacity on the line. It’s your way of saying “I’m serious,” and our way of saying “okay, we’ll commit our factory resources to your order instead of someone else’s.”

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We only ask for the remaining 70% when your bikes have passed our quality checks and are ready to ship. At that point, you’re no longer paying for a promise; you’re paying for finished goods waiting in our warehouse. Some supply-chain bloggers recommend asking for production photos or short videos at this stage, and I’m totally fine with that—we can share what’s happening at the line so you feel comfortable releasing the balance.

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Payment Terms for Sample Orders

For sample orders, the structure changes a bit. To keep things fast and simple, we usually do 100% payment in advance. That way we don’t waste time going back and forth for a small amount, and we can jump straight into preparing your sample unit. For the L1 or similar models, we usually ship samples in about 7–15 working days, depending on current production load.

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This gives you a chance to ride the bike yourself: feel the 70Nm of torque, check the welding quality, test how the brakes behave downhill, and see how the bike survives your local roads. A lot of bloggers who review e-bikes always say, “Don’t buy a big batch without touching the product at least once,” and honestly, I think that’s pretty solid advice.

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For larger, long-term partners who place high-value orders, we can also discuss using L/C instead of T/T. It adds more bank involvement and a bit more paperwork, but it can give both sides another layer of comfort for big ticket deals. I’ll explain the difference in more detail next.

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T/T vs L/C – What’s the Difference, Really?

If you’re new to international trade, all the acronyms can feel like alphabet soup—T/T, L/C, B/L, and so on. But at the core, T/T and L/C are just two different ways to handle payment and risk. Once you understand how they work, choosing the one that fits you becomes much less stressful.

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T/T (Telegraphic Transfer) is simply a bank wire. Your bank sends money directly to our bank, using the details on the proforma invoice. It’s fast, relatively cheap in fees, and pretty straightforward. That’s why it’s our go-to method for most orders and why a lot of importers prefer it once they trust the supplier.

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When T/T Makes Sense

With T/T, we stick to the 30% deposit, 70% balance structure. You pay the 30% so we can start production. Then, after we show that goods are ready, you pay the 70% before shipment. Most trade bloggers will tell you this is the “standard” rhythm for regular B2B manufacturing, especially when both sides want to move quickly and keep banking costs down.

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The trust part is important here. If we’re working together for the first time, you might want extra reassurance: sample orders first, video calls, factory photos, maybe even a third-party inspection. I’m used to this and I don’t take it personally. Actually, I see it as a good sign—you’re treating your business seriously. Once we’ve done one or two smooth orders, T/T usually feels a lot more comfortable.

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When a Letter of Credit Is Better

A Letter of Credit (L/C) is a more formal structure where your bank guarantees payment to us, but only if we present certain documents that match the agreed terms. Typically this means we must show the Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List, and sometimes other documents, all matching the L/C conditions exactly. Only then does the bank release the money.

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This setup reduces risk on both sides. You know your bank won’t release funds until the goods have actually shipped, and we know your bank is standing behind the payment as long as we follow the rules. The trade-off is complexity and cost: banks charge fees, and both of us have to be careful about the wording. Many trade finance bloggers say L/Cs make the most sense for very large orders or for long-term supply contracts. That’s also how we usually treat them.

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What Happens After I Pay the Deposit?

Once your deposit lands in our account, things start moving quickly on our side. I know sending the first 30% can feel like a big step, so I want to be very clear about what happens next. You’ll get two main things from us right away: a payment receipt and an official order confirmation.

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The receipt is simple—it confirms we received your deposit and links it to your specific PI or order number. The order confirmation is more detailed. It restates the key information: the models we’re producing for you, total quantity, basic spec summary, and the estimated production timeline. For most bulk orders, lead time sits in the 25–45 working day range, depending on complexity and season.

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Turning Your Order Into a Production Plan

Internally, your order goes into our production schedule. That means purchasing team, workshop supervisors, and quality control all see your project and timeline. We start by locking in raw materials: 6061 aluminum alloy frames, battery cells, motors, tires, and all the smaller components that people don’t think about until they’re missing.

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Un conseil que j'ai vu chez quelques blogueurs de la chaîne d'approvisionnement est : “ Demandez toujours à l'usine quel est le goulot d'étranglement. ” Honnêtement, c'est une bonne question. Parfois, ce sont les cellules de batterie, parfois la capacité de peinture des cadres, parfois l'espace d'expédition en haute saison. Si vous me demandez, je vous dirai ce que nous surveillons de près pour votre commande, afin que vous sachiez où les délais pourraient se resserrer.

Nous maintenons une communication ouverte une fois votre commande planifiée. Si vous avez demandé des logos OEM ou des couleurs spéciales, vous recevrez souvent des mises à jour à ces étapes clés – comme lorsque les échantillons du logo imprimé sont prêts ou lorsque les premiers cadres peints sortent de la ligne. Je ne veux pas que vous restiez là à vous demander si quelque chose se passe.

Que se passe-t-il entre l'acompte et le paiement final ?

Cette partie intermédiaire est où vos idées deviennent de vrais vélos, alors laissez-moi l'expliquer un peu. Après l'achat des matériaux, la production des cadres commence. Les cadres sont soudés, puis traités thermiquement pour atteindre la résistance souhaitée. Ensuite, ils subissent un traitement de surface et une peinture, selon les couleurs et le design convenus. C'est là que votre marque commence vraiment à apparaître sur le métal.

Une fois les cadres prêts, nous passons à l'assemblage. Nos techniciens montent les pneus « fat » 20″ × 4,0 si vous avez choisi la configuration tout-terrain, installent la transmission Shimano, posent les freins à disque hydrauliques et connectent le système électrique – moteur, contrôleur, batterie, faisceau de câbles. Chaque poste se concentre sur une partie spécifique de l'assemblage, et nous utilisons des gabarits et des outils pour maintenir l'alignement constant.

Contrôle Qualité Tout au Long du Processus

Nous n'attendons pas la toute fin pour tout vérifier. Les composants sont inspectés à leur arrivée ; les assemblages sont contrôlés à plusieurs étapes ; et chaque vélo fini subit des tests fonctionnels. Nous testons la livraison de puissance du moteur, les performances de la batterie, la réponse des freins et le changement de vitesses. Les boulons sont serrés au couple spécifié. Si quelque chose semble anormal, le vélo ne passe pas à la ligne de conditionnement.

Beaucoup de blogueurs en logistique et en approvisionnement rappellent aux acheteurs : “ Demandez des preuves du contrôle qualité, pas seulement des promesses. ” Personnellement, je trouve cela juste. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous envoyer des photos ou de courtes vidéos des étapes de production ou des tests finaux. Parfois, nous prenons même une vidéo rapide d'un membre du personnel roulant avec l'une de vos unités dans la zone de test, juste pour montrer son comportement.

Préparation pour l'Expédition

À l'approche de la fin de la production, nous commençons à préparer les documents dont vous aurez besoin plus tard : la Facture Commerciale et la Liste de Colisage. Entre-temps, les vélos finis sont soigneusement emballés dans des cartons d'exportation. Pour nos modèles de type L1, chaque unité est emballée dans un carton d'environ 144 × 34 × 86 cm, avec un poids brut d'environ 48 kg. L'emballage est conçu pour survivre au transport maritime et aux manipulations brutales.

Lorsque chaque unité de votre commande a passé l'inspection finale et est emballée, nous vous envoyons un avis formel que les marchandises sont prêtes. Cette mise à jour est accompagnée de la Facture Commerciale finale et de la Liste de Colisage finale, afin que vous puissiez vérifier que les détails correspondent à vos attentes. C'est aussi le signal que nous approchons de l'étape finale de paiement 70%.

Comment payer le solde final 70% et obtenir la facture finale ?

Lorsque votre commande est entièrement produite et prête à être expédiée, vous recevrez de notre part un message “ Prêt pour l'Expédition ”. Ce n'est pas qu'un simple e-mail rapide ; il inclut la Facture Commerciale finale et la Liste de Colisage finale. C'est le moment où beaucoup d'acheteurs font une capture d'écran pour leurs services financiers ou comptables internes, car maintenant les chiffres sont définitifs et liés à des marchandises réelles et finies.

La Facture Commerciale est différente du proforma. Le PI était le “ plan ” ; la Facture Commerciale est la facture officielle et juridiquement contraignante, utilisée pour les douanes et vos documents comptables. Elle indique les quantités exactes qui seront expédiées, les noms de modèle, les prix unitaires, la valeur totale, et mentionne clairement l'acompte 30% déjà payé ainsi que le solde restant 70%.

Vérification des Détails Finaux

Avec la facture, la Liste de Colisage donne une vue logistique : le nombre de cartons, les poids net et brut, et les dimensions. C'est ce que votre transitaire consultera pour planifier l'espace dans le conteneur et calculer certains coûts. Beaucoup de blogueurs en commerce suggèrent de vérifier la Facture Commerciale et la Liste de Colisage avant d'effectuer le paiement du solde, et je pense que c'est intelligent. Si quelque chose semble anormal, nous le corrigeons avant que vous n'envoyiez les fonds restants.

Une fois que tout vous semble correct, vous arrangez le paiement du solde 70% par T/T en utilisant les mêmes informations bancaires qu'auparavant. Lorsque les fonds arrivent, notre service financier émet un reçu de paiement final confirmant que votre commande est entièrement payée. J'aime envoyer cela avec une confirmation que les arrangements d'expédition commencent, afin que vous sachiez que le processus est passé à l'étape logistique.

De l'Usine au Port

Après paiement intégral, nous réservons le conteneur et planifions le chargement. Notre équipe gère le dédouanement à l'exportation en Chine et coordonne avec votre transitaire (ou le nôtre, selon ce que nous avons convenu – FOB, CFR, etc.). Une fois le conteneur chargé et le navire parti, la compagnie maritime émet le Connaissement (B/L).

Nous vous envoyons ensuite l'ensemble complet des documents d'expédition : le B/L, la Facture Commerciale, la Liste de Colisage, et tout autre document convenu. Ce sont ceux que vous ou votre agent utiliserez pour dédouaner et récupérer les marchandises à l'arrivée. À ce stade, vos vélos sont littéralement sur l'océan, en route vers votre entrepôt ou votre ville portuaire.

Quels documents vais-je réellement obtenir de tout cela ?

La paperasse n'est pas excitante, mais elle est super importante dans le commerce international. Elle prouve la propriété, rend les comptables heureux et facilite la vie des agents des douanes. J'essaie donc de garder le flux de documents aussi clair et prévisible que possible. De la première discussion à la livraison finale, il y a une séquence claire de documents que vous collecterez.

Au début, vous obtenez le Devis, qui est votre premier aperçu des coûts et des options. Une fois que nous confirmons les détails, nous envoyons la Proforma Invoice. Lorsque vous payez l'acompte 30%, nous émettons un reçu d'acompte, puis une Confirmation de Commande qui verrouille le plan de production et le délai estimé. Ces documents sont parfaits pour l'approbation interne, la planification budgétaire et l'alignement de votre équipe.

Documents Finaux pour l'Expédition et la Comptabilité

Après la fin de la production et le paiement du solde 70%, vous recevez les documents clés d'exportation et financiers. La Facture Commerciale est votre facture officielle de notre part – c'est ce que votre service comptable enregistrera comme l'achat. Le reçu de paiement final montre que vous avez payé 100% de la commande, ce qui est utile pour la finance et les audits.

La Liste de Colisage est votre carte de l'expédition physique : quantités de cartons, poids et dimensions. Votre équipe logistique l'utilisera beaucoup. Le Connaissement (B/L) est essentiellement votre titre de propriété des marchandises et est critique pour le dédouanement et la réclamation de l'expédition à destination. Sans lui, les vélos peuvent être arrivés, mais ils sont toujours bloqués dans le système.

Un tas de blogueurs en commerce et logistique diront “ gardez tout cela dans un dossier partagé avec des noms clairs ”, et je suis d'accord. Lorsque vous passez des commandes répétées, avoir les anciens PIs, Factures Commerciales et B/L faciles à trouver rend tout plus fluide – surtout si votre comptable ou agent en douane a des questions plus tard.

Nous essayons d'envoyer tous les documents clairement étiquetés et à temps, afin que vous n'ayez pas à nous courir après pendant que votre transitaire vous court après. Si vous avez jamais besoin de copies ré-émises ou de versions électroniques pour votre système, demandez simplement – je préfère renvoyer un document que de voir vos marchandises bloquées en douane parce que quelqu'un a perdu un PDF.

Conclusion – Construire un Vrai Partenariat, Pas Juste une Transaction

Chez ClipClop, je ne vois pas une commande en gros comme une vente unique. Si nous faisons cela correctement ensemble, ce n'est que le premier conteneur de beaucoup. C'est pourquoi je tiens tellement à la transparence dans la commande, le paiement et la documentation. Lorsque le processus semble clair et prévisible, vous pouvez vous concentrer sur le marketing, l'expérience client et la mise à l'échelle de votre entreprise au lieu de vous inquiéter de ce qui se passe à l'usine.

Nous nous spécialisons dans les vélos électriques tout-terrain et à pneus « fat », mais ce que nous essayons vraiment de fournir est une colonne vertébrale stable pour votre marque : une qualité constante, une communication honnête et un processus qui ne vous cause pas de stress inutile. Je lis beaucoup de blogs en approvisionnement et commerce moi-même, et j'essaie de mettre en œuvre les conseils simples et pratiques qu'ils donnent : répondre rapidement, noter les choses et assumer les erreurs lorsqu'elles surviennent.

Si vous essayez encore de déterminer quels modèles correspondent à votre marché, comment configurer une flotte pour la location ou quelles options OEM ont du sens pour votre marque, n'hésitez pas à nous contacter. Nous pouvons examiner votre situation ensemble, discuter des détails techniques et élaborer un plan qui correspond à la fois à votre budget et à vos objectifs de croissance.

En tant qu'exportateur basé à Guangzhou, nous avons l'habitude de travailler avec des distributeurs, des grossistes et des partenaires de marque du monde entier. Du support technique aux solutions véhicules complètes, nous essayons d'être votre partenaire unique côté fabrication. Lorsque vous serez prêt, envoyez-moi un message et nous préparerons un devis personnalisé et une feuille de route pour votre premier – ou prochain – conteneur ClipClop. Construisons quelque chose de solide ensemble.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Q1 : Quelle est la Quantité Minimale de Commande (MOQ) pour une commande en gros ?
Notre MOQ pour les commandes B2B en gros est généralement négociée en fonction du modèle spécifique et du niveau de personnalisation requis. Nous nous efforçons d'être flexibles pour soutenir les entreprises de toutes tailles, des concessions en croissance aux opérateurs de flotte de location à grande échelle. Veuillez nous contacter avec vos besoins spécifiques, et nous pourrons fournir un devis détaillé et discuter de la MOQ la plus adaptée à notre partenariat.

Q2 : Puis-je personnaliser les vélos électriques avec ma propre marque (OEM) ?
Absolument. Nous offrons des services OEM complets pour les commandes en gros. Cela inclut les couleurs de cadre personnalisées, l'application de votre logo d'entreprise et des autocollants de marque, et même des configurations de composants spécifiques pour répondre aux demandes de votre marché. Notre équipe travaillera en étroite collaboration avec vous pour créer un produit qui vous est unique tout en maintenant les normes de haute performance de ClipClop.

Q3 : Comment l'expédition est-elle gérée, et les coûts sont-ils inclus dans le prix ?
L'expédition est généralement organisée selon les termes FOB (Free On Board) Guangzhou ou Shenzhen, ce qui signifie que le prix que nous citons est pour les marchandises prêtes pour le chargement au port. Nous pouvons cependant vous fournir un devis CIF (Coût, Assurance et Fret) complet qui inclut les frais d'expédition jusqu'à votre port le plus proche. Nous travaillons avec des transitaires fiables pour garantir que votre achat de vélo électrique est géré de manière professionnelle et efficace. Toute la logistique et les coûts d'expédition seront clairement détaillés dans la proforma invoice.

Q4 : Quel est le délai de production pour une commande en gros typique ?
Pour une commande en gros, standard, notre délai de production est d'environ 25 à 45 jours ouvrés à compter de la date de réception de votre acompte 30%. Ce délai peut varier légèrement en fonction de la taille de la commande, de la complexité du modèle et du niveau de personnalisation requis. Nous fournissons un calendrier plus précis dans votre confirmation de commande officielle et vous tenons informés de l'avancement.

Q5 : Quel type de garantie et de support après-vente offrez-vous aux clients B2B ?
Nous soutenons fermement la qualité de nos produits. Tous nos vélos électriques sont assortis d'une garantie fabricant complète couvrant le cadre, le moteur, la batterie et les autres composants clés contre les défauts de fabrication. En tant que partenaire B2B, vous aurez un accès direct à notre équipe de support technique pour tous les besoins de dépannage et un processus rationalisé pour commander des pièces détachées afin de vous assurer de pouvoir efficacement servir vos clients et maintenir votre flotte. Construire un partenariat durable signifie vous soutenir longtemps après la vente initiale.

Références :

1. International Trade Administration, U.S. Department of Commerce. “Pro Forma Invoice.” trade.gov.
2. Skydo. “Modalités de Paiement à l'Exportation : TT, DP, DA & Meilleures Pratiques.” skydo.com.
3. Investopedia. “Qu'est-ce qu'une Pro Forma Invoice ? Informations Requises et Exemple.” investopedia.com.